コメントしようと思って、実際にコメントするのを忘れてました。

In article <3992667news.pl@rananim.ie.u-ryukyu.ac.jp> kono@ie.u-ryukyu.ac.jp writes:
>> 「本文は“添付書類の通りです”程度の一言だけで、
>> 　本質的な内容はWordのドキュメント。
>> 　しかも、その中身たるや、図表はもちろん、
>> 　箇条書きや右寄せも存在しない数十行程度のテキスト。」
>> というのも、決して珍しくないX-<
>どうも、メールはすべて添付であるべきだという指導があると
>しか思えないんですよね。
県庁の事務のやり方を見てると、
「メールは……」ではないんですよね。
むしろ「文書は……」なんです。

つまり、文書というものは、体裁が整っていてナンボという感覚なんです。
その結果、テキスト情報さえ伝われば充分過ぎる状況であっても、
必ず書式情報もセットで伝達しなければならない
という結論になってしまうんだと思います。

滋賀県庁では、昨春から電子決裁のシステムが動き出して、
それに合わせて、公文書管理の規則を改訂して
「公文書を平文の電子メールの形式にしても良い」
ということにしたんです。
でも、現場の仕事のやり方は、スグには追従してくれない。

ある意味、それと裏腹の関係にあるんだとは思いますが、
>まぁ、おそらく、最初に習う文書の書き方がWordであって、その後
>に、メールの使い方を習うんでしょう。なので、文章はとにかくWord
>で書く。それをメールで送る方法を使うってことなんだろうな。
ということもありそうですね。
（滋賀県庁の場合、Wordではなくて一太郎ですが）
言い換えると、
「書式必須の文書」と「テキスト情報のみが本質的な文書」の区別を
作成段階で区別するという意識が全く無い。
だから全部「書式つき文書」になってしまうんですね。

電子決裁の担当者が、かつての同僚（経理とか施設管理とかをやってた）なので、
いろいろシステムの問題点を報告したりする中で話が出たんですが、
彼も「いやー、困ったもんですわ」と諦め顔（って電子メールですけど^_^;）

電子決裁の準備の一環で文書管理の研修会をやったときも、
「何でも一太郎で作るな」という表題の部分を作ってました。
文書の性格に応じてExcelやPowerPointを使い分けろということ。
そういう指導が必要なほどの実情なんですよね。

                                戸田 孝＠滋賀県立琵琶湖博物館
                                 toda@lbm.go.jp